confinement et visioconférence
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Quand le confinement oblige à mieux gérer ses visioconférences

Depuis la mise en œuvre des mesures de confinement il y a maintenant une semaine, une grande majorité des salariés doivent s’adapter aux nouvelles façons de travailler à distance. Et il y en a une qui tient une place centrale dans l’avancée des projets et son orchestration transverse entre directions, vous l’avez reconnue, c’est la fameuse visioconférence.

Plutôt simple à gérer lorsque l’on est deux à échanger, elle peut s’avérer un vrai casse tête lorsque le nombre de participants excède les doigts de la main. Voici quelques conseils adaptés à la situation exceptionnelle du confinement pour que votre prochaine visioconférence (via Slack, Teams, Zoom, etc.) soit aussi productive que si toute votre équipe était en salle de réunion.

1. Activez la fonction vidéo

En cette période de distanciation sociale où l’isolement est la première barrière pour enrayer la propagation du Coronavirus, la visioconférence s’avère un outil de communication salvateur. Voir vos collègues avec qui vous travaillez au quotidien et être vu par eux, permet de retisser plus concrètement le lien social qui fait défaut en ce moment. La visioconférence donne en effet cette agréable sensation que tout le monde est dans la même pièce. N’hésitez pas à demander aux participants de s’asseoir près de leur webcaméra pour recréer virtuellement la proximité propre à une réunion physique. Bien entendu la fonction vidéo nécessite deux conditions : non seulement que vos collaborateurs soient à l’aise avec l’exercice et que la bande passante de chacun soit assez puissante. C’est pourquoi prévoyez toujours l’option du call.

2. Commencez par un icebreaker

Petite astuce pour ne pas perdre de temps : faites tester la plateforme avant le début de la réunion pour que tous se familiarisent avec ses fonctionnalités.

En cette période d’isolement social, il est important de prendre des nouvelles des uns et des autres et de leurs proches. Commencez par un rapide tour de table pour s’assurer que tout le monde se porte bien et garde le moral. Vous pouvez également aborder des sujets plus légers pour détendre l’atmosphère ce qui permet de mettre les participants dans de bonnes conditions émotionnelles pour échanger.

3. Désignez un facilitateur

Si elles ne sont pas organisées, les visioconférences peuvent vite devenir cacophoniques. Le facilitateur est aussi le « time keeper », le maître des horloges, celui qui donne le go et siffle la fin de la réunion.  

On le sait la capacité d’attention baisse à mesure que s’étend la réunion, d’où l’importance d’avoir toujours un œil rivé sur sa montre pour éviter tout débordement ! Si vous avez besoin de plus de temps, faites un break de 3 minutes pour réfléchir aux solutions proposées puis reprenez la réunion.

4. Faites participer tout le monde

En tant qu’animateur, le facilitateur est garant du bon déroulement des échanges. Il doit veiller à faire circuler la parole et l’encadrer si nécessaire. Bien que tous ne contribuent pas de la même manière, il est essentiel d’entendre ce que chacun a à dire. Faites plusieurs fois le « tour de la salle » pour vous assurer que tout le monde participe. Certains logiciels, comme Webex, permettent même aux participants de « lever la main » s’ils le souhaitent. Cette fonction permet d’éviter de couper la parole et aide l’animateur à terminer la visioconférence sans risquer d’exclure les points de vue d’un participant introverti.

5. Back to basic : travaillez à partir d’un ordre du jour

Comme une réunion physique, les réunions virtuelles nécessitent autant de préparation pour être couronnées de succès. Envoyez en amont un ordre du jour à tous et échanger à partir de celui-ci. Pour que la réunion soit efficace, les participants doivent avoir préparé ce qu’ils ont à dire : commentaires ou questions. Réfléchir seul est une règle de base pour qu’émergent idées et solutions nouvelles lors de l’échange collectif. La période d’isolement contre le Covid-19 est justement propice à cet exercice solitaire exigé par le travail de la pensée. Penser le thème et la problématique de la réunion avant d’en parler, tel est le mot d’ordre que vous devez garder en tête.

6. Faites table rase des distractions

Toute distraction diminue votre attention et votre concentration. Alors n’hésitez pas à mettre en mode avion votre portable et en silencieux la messagerie des autres plateformes d’échanges, fermez votre porte, mettez le chat, si vous en avez un, dans une autre pièce et si vous êtes dans la situation des parents télétravailleurs, prévenez votre conjoint qui s’occupe des enfants que vous avez une visioconférence d’une heure et que vous n’êtes pas disponible pour vous occuper des devoirs de l’ainé. Souvenez-vous du buzz suscité par ce chercheur anglais interrompu par l’entrée intempestive de ces enfants en bas âge alors qu’il était en direct de la BBC

7. Utilisez des supports visuels et la fonction partage d’écrans

S’il est sympathique de voir tous les participant à l’écran, il est tout aussi utile de  partager les fichiers sur lesquels portent l’objet de la réunion : une présentation power point ou un planning excel …. Utilisez les fonctions de prise de note et de partage d’écran de votre plateforme de vidéoconférence.

8. Faites un REX

Une fois la visioconférence terminée, faites un compte rendu.  Qu’est-ce qui s’est bien passé et qu’est-ce qui n’a pas marché ?  Comment pouvez-vous faire évoluer vos prochaines visioconférences pour les rendre aussi productives que lorsque vous vous réunissez physiquement ?

Petite astuce : utilisez une plateforme interactive de feedback où l’anonymat est préservé et lassez-là ouverte après la fin de la réunion pour que les participants puissent exprimer leurs irritants, leurs satisfactions ou encore leurs attentes .

Au final, chaque jour de télétravail confiné passé, est un jour d’apprentissage à de nouvelles méthodes de travail gagné. Mais si ces nouvelles plateformes collaboratives permettent de familiariser les salariés à la gestion de la communication des équipes à distance, elles renforcent également notre capacité à s’écouter et à respecter l’autre, notre empathie et notre bienveillance. Mettons à profit ces plateformes collaboratives pour renforcer ce qu’on appelle en langage managérial « les soft skills », toutes ces qualités émotionnelles et intellectuelles qui constituent au plus profond de nous des êtres humains.

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